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conservazione sostitutiva
conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva: i vantaggi della procedura

La conservazione sostitutiva è un insieme di procedure informatiche introdotte dal Legislatore italiano parallelamente al concetto di “dematerializzazione dei documenti”. L’intento del Legislatore è chiaro e molto nobile: progressivamente, infatti, i documenti e le fatture redatte su supporto digitale andranno a sostituire la carta stampata. Tutto ciò si tradurrà in un ingente risparmio di risorse economiche e in una maggiore e migliore efficienza ed allocazione delle risorse lavorative.

L’emissione e l’invio di una fattura o di altro documento informatico ha reso necessaria l’implementazione di un sistema di archiviazione: la conservazione sostitutiva è l’unico strumento in grado di archiviare e di conservare, nel corso del tempo, le fatture e i documenti redatti su supporti informatici.

In buona sostanza, la conservazione sostitutiva conferisce lo stesso valore legale del cartaceo ai documenti digitali e consente di gestire tutte le fatture e tutta la documentazione emessa sia dalla Pubblica Amministrazione sia dalle imprese sia dai privati.

I VANTAGGI DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Quando viene effettuata nel rispetto dei principi e dei criteri tecnici fissati dalla normativa, la conservazione sostitutiva è in grado di conservare, in perfetta integrità e sicurezza, i documenti informatici.

La conservazione elettronica, in buona sostanza, “cristallizza” il contenuto del documento rendendo impossibile la sua manomissione o modifica. Inoltre, attesta in maniera assolutamente univoca e con certezza la paternità del documento al soggetto che lo ha redatto.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: PER QUALI DOCUMENTI PUÒ ESSERE UTILIZZATA?

La conservazione sostitutiva può essere usata per tutti quei documenti che necessitino di essere conservati su supporto digitale: libri contabili e fatture sono solo alcuni esempi della grande varietà di documenti per i quali può essere impiegata la conservazione sostitutiva.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: IN COSA CONSISTE

Il processo che termina con la conservazione ed archiviazione dei documenti digitali consta di cinque fasi fondamentali: - innanzitutto vengono redatti il documento o la fattura in formato XML; - al documento viene apposta la firma digitale atta a conferisce valore legale; - il documento o la fattura vengono indicizzati mediante assegnazione di specifici dati: in questo modo il documento viene archiviato; - il lotto di conservazione viene chiuso mediante apposizione della firma elettronica qualificata e della marcatura temporale.